KI ohne geteilte Cloud: ein Server pro Verwaltung

Stand: August 2026 · Recherche vom 2026-08-01 · Lesezeit ca. 7 Minuten

„Server in Deutschland" steht auf vielen Anbieterseiten. Die Formulierung sagt nur, wo das Blech steht — nicht, wessen Daten darauf liegen. In fast allen Fällen bedeutet sie: ein System, eine Datenbank, viele Verwaltungen. Velo Verwaltung ist anders aufgebaut, und das hat Folgen für Ihre Prüfpflichten, für den Umgang mit Ihren Dokumenten und für das, was am Vertragsende passiert. Diese Seite erklärt, was hinter dem Begriff steckt.

Was heißt „eigener Server" technisch — und was nicht?

Für jede Verwaltung wird eine eigene Instanz aufgesetzt. Konkret heißt das:

• Eigene Anwendung: Ihre Instanz läuft für sich. Es gibt keinen gemeinsamen Anwendungsprozess, in dem Ihre Vorgänge und die einer anderen Verwaltung nebeneinander verarbeitet werden.
• Eigene Datenbank: Keine Mandantenspalte, die versehentlich fehlen kann. Ein Fehler in einer Abfrage kann keine fremden Daten sichtbar machen, weil in dieser Datenbank keine fremden Daten liegen.
• Eigener Vektorindex: Ihre Teilungserklärungen, Beschlüsse und Verträge werden für die Suche aufbereitet und in einem Index abgelegt, der ausschließlich Ihre Dokumente enthält. Kein anderer Kunde kann darauf treffen, auch nicht durch eine unglücklich formulierte Frage.
• Kein kundenübergreifendes Training: Ihre Inhalte fließen nicht in Modelle ein, die anderen Verwaltungen zur Verfügung stehen. Das Modell wird nicht mit Ihren Mieterdaten verbessert.
• Eigene Zugangsdaten und eigene Protokolle: Zugriffe werden in Ihrer Instanz protokolliert, und die Protokolle gehören zu Ihrem Bestand.

Was es ausdrücklich nicht heißt: dass Sie einen Server im eigenen Keller betreiben oder selbst administrieren müssen. Betrieb, Aktualisierungen und Sicherung übernehmen wir — die Trennung liegt in der Architektur, nicht in Ihrer Arbeitszeit.

Welche Betriebsmodelle gibt es, und welches Risiko bleibt jeweils?

Drei Modelle sind am Markt üblich. Jedes hat seine Berechtigung, aber sie unterscheiden sich in dem, was Sie als Verantwortlicher noch prüfen müssen.

• Geteilte Cloud (der SaaS-Standard): Alle Kunden teilen sich Anwendung, Datenbank und häufig auch den Suchindex. Die Trennung ist eine Frage der Programmierung. Das ist wirtschaftlich und wird meist sauber umgesetzt — aber ein Fehler wirkt sich potenziell auf alle aus, und Sie können die Trennung von außen nicht überprüfen. Bleibt außerdem die Frage, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und wo deren Support sitzt.
• EU-Cloud: Wie oben, nur mit zugesichertem Verarbeitungsort in der EU. Das löst die Frage nach dem Standort, nicht die nach der Mandantentrennung. Läuft die Plattform auf einem Hyperscaler mit Konzernmutter außerhalb der EU, bleibt die Diskussion um Zugriffsmöglichkeiten nach ausländischem Recht bestehen — Sie müssen sie in Ihrer Dokumentation zumindest bewerten.
• Dedizierter Server pro Kunde: Eigene Instanz, eigene Datenbank, eigener Index in Deutschland. Der Aufwand ist höher, deshalb ist das Modell teurer als ein Massentarif. Dafür entfällt die Mandantenfrage vollständig, und die Liste der Beteiligten bleibt kurz genug, um sie im Verarbeitungsverzeichnis vollständig zu benennen. Was das für Ihre Unterlagen bedeutet, steht auf der DSGVO-Seite.

Ein Restrisiko bleibt in jedem Modell — der Betreiber hat administrativen Zugriff, sonst könnte er den Dienst nicht betreiben. Der Unterschied liegt darin, wie groß der Kreis derer ist, die im Fehlerfall betroffen sind, und wie viele Zwischenstationen Sie prüfen müssen.

Bietet das sonst niemand?

Wir haben die öffentlichen Angaben von acht Anbietern für Hausverwaltungssoftware ausgewertet. Ergebnis: Keiner davon weist einen dedizierten Server je Kunde aus. Zwei machen konkrete Angaben zum Ort, einer nennt das Land ohne Details, fünf schweigen dazu.

Zur Einordnung: immocloud macht die konkreteste Angabe — Rechenzentrum Leipzig auf anbietereigenen Servern, allerdings nicht kundenexklusiv. casavi nennt Frankfurt am Main und den Betrieb über AWS. Cambioo schreibt von Servern in Deutschland, ohne Rechenzentrum oder Betreiber zu benennen. Bei etg24, DoNexus, facilioo, DOMUS und Haufe PowerHaus ließ sich zum Verarbeitungsort öffentlich nichts finden. Das ist eine Aussage über die Veröffentlichung, nicht über die tatsächliche Praxis — fragen Sie dort gezielt nach, wenn Sie vergleichen. Die vollständige Gegenüberstellung steht im Anbieter-Vergleich.

Was passiert mit meinen Daten am Vertragsende?

Das ist die Frage, die vor Vertragsschluss geklärt gehört, nicht danach. Der Ablauf bei uns:

• Export: Sie erhalten Ihre Daten in maschinenlesbarer Form — Vorgänge, Zuordnungen und Freigabeprotokolle als strukturierte Datei, Ihre eingestellten Dokumente im Original. Kein Konvertierungsaufschlag, kein Ausleseentgelt.
• Stilllegung: Die Instanz wird abgeschaltet und der Datenbestand gelöscht, einschließlich Index und Anwendungsdaten. Backups laufen nach der im Vertrag genannten Frist aus; solange gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag weiter.
• Nachweis: Sie bekommen eine schriftliche Löschbestätigung mit Datum und Umfang. Die können Sie zu Ihrer Datenschutzdokumentation legen — genau danach wird bei einer Prüfung gefragt.

Weil die Instanz nur Ihre Daten enthält, ist die Löschung eine überschaubare Sache. In einem geteilten System ist sie ein Vorgang, der aus vielen Tabellen einzelne Zeilen entfernen muss — und entsprechend schwerer zu belegen.

Häufige Fragen zum eigenen Server

Alle Angaben stammen von den öffentlichen Anbieter-Seiten (Stand August 2026, Quellen je Zeile verlinkt). Preise ändern sich — verbindlich ist immer die Anbieter-Website. Der Vergleich ist sachlich und nachprüfbar gehalten (§ 6 UWG). Schwächen sind als Abwesenheit einer öffentlichen Aussage formuliert, nicht als Behauptung über die tatsächliche Produkteigenschaft. Fehler bitte an kontakt@velo-automation.de — wir korrigieren umgehend. Preise Stand August 2026, Alle Preise zzgl. USt. Einrichtung einmalig, Betrieb monatlich.